EN RÉSUMÉ
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L’âge avançant, il peut être nécessaire pour certains seniors d’envisager un placement en institution pour faciliter leur vie quotidienne, préserver leurs droits et garantir leur dignité. D’autant plus s’ils présentent une infirmité les empêchant d’être autonomes. Ce passage en établissement d’hébergement pour personne âgée dépendante (EHPAD) constitue souvent une étape de transition importante pour l’individu âgé et pour sa famille. Elle suppose une réadaptation parfois totale des habitudes et repères de vie. Par ailleurs, les démarches pour accéder à un établissement peuvent être longues et supposent des étapes précises demandant rigueur, patience et organisation. Elles sont pourtant indispensables pour donner le maximum de chances au dossier d’être accepté. Toutefois, pour en faciliter la procédure, il a été établi la mise en place d’un dossier unique d’admission. Dans cet article, CetteFamille, entreprise de l’économie sociale et solidaire spécialisée dans l’accueil familial et les colocations seniors, vous donne tous les outils pour préparer l’admission de votre proche en Ehpad.
Qu’est-ce qu’un dossier EHPAD et pourquoi est-il nécessaire ?
Le dossier est national. Il a été mis en place par le gouvernement pour faciliter le processus d’admission en établissement mais aussi pour s’assurer de disposer de toutes les informations nécessaires à l’accueil du senior dépendant. La complétude du dossier du bénéficiaire permettra au service d’accueil d’avoir une visibilité sur ses pathologies. Il sera ainsi en mesure d’adapter l’accompagnement du senior et identifier si son accueil est possible ou non dans son service. Ce dossier unique facilite les démarches des usagers en ce sens qu’une fois renseigné, il pourra être envoyé, via le site usager.viatrajectoire.fr ou par courrier à l’établissement visé, à l’ensemble des résidences envisagées. Par ailleurs, seul ce dossier dûment rempli sera étudié pour l’entrée en institution. Il pourra être rempli par l’usager lui-même ou son représentant légal.
Quels documents administratifs faut-il fournir ?
La partie administrative pourra être complétée par l’individu vulnérable ou à défaut par tout ayant droit. Toutes les pièces à fournir sont indiquées sur le cerfa n°14732*03.
Elle devra fournir les éléments concernant :
- la situation familiale,
- les éléments motivant la demande,
- les pensions et retraite,
- des détails qui serviront à l’élaboration du projet de vie individualisé.
D’un établissement à l’autre, certains documents peuvent être demandés en plus ou en moins, mais dans la majorité des cas, il sera demandé :
- pièce d’identité,
- photocopie du livret de famille,
- carte Vitale,
- attestation de sécurité sociale,
- copie de la mutuelle ou couverture maladie universelle complémentaire,
- justificatifs des ressources,
- notification de l’allocation personnalisée d’autonomie (APA),
- éventuelle dérogation d’âge pour l’entrée en établissement (s’il a moins de 60 ans),
- copie de la décision du juge en cas de protection juridique.
Quels documents médicaux sont nécessaires ?
Pour la partie administrative et médicale, un dossier distinct de 4 pages devra être renseigné.
De la même manière, le dossier comprend une partie médicale de 4 pages qui devra être renseignée par le médecin traitant ou tout autre professionnel de santé.
Il est indispensable pour :
- identifier l’état de santé actuel du futur bénéficiaire,
- les éventuelles évolutions,
- adapter au mieux son accompagnement au sein de la structure.
Touchant à l’intimité du patient, la loi prévoit que cette partie médicale soit remise sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l’établissement visé.
Une fois complété, si le dossier est déposé, il sera étudié. Au regard des demandes, la plupart des dossiers sont mis en liste d’attente le temps de leur lecture.
Quels sont les délais et procédures d’admission en EHPAD ?
Les délais de lecture des dossiers varient d’un territoire à l’autre. Un lien direct peut être fait entre la population, son âge, la politique des seniors sur le département concerné et l’accès facilité et rapide en établissement.
Par ailleurs, après lecture et étude du dossier, le protocole d’entrée suppose une visite de pré-admission demandée par l’établissement envers l’individu dépendant. Elle permet a minima de découvrir le futur lieu d’accueil et garantit que le senior dépendant et/ou son représentant consentent pleinement et librement à poursuivre leur démarche.
Y sont présents :
- le senior dépendant,
- un responsable de la structure,
- le psychologue,
- le médecin coordonnateur.
Quels sont les motifs de refus d’admission en EHPAD ?
Dans certains cas, le dossier d’admission, même s’il comprend toutes les pièces nécessaires pourra être refusé par l’établissement. Il existe plusieurs motifs de refus :
- En cas de ressources insuffisantes de la part du résident et de ses « obligés alimentaires » comparativement au prix de l’institution.
- Il sera alors possible de faire des demandes d’aides financières. L’allocation personnalisée d’autonomie pourra être sollicitée, au même titre que l’aide sociale à l’hébergement (ASH).
- L’établissement n’est pas en mesure d’assurer la prise en charge médicale dont l’usager a besoin
- En fonction du GIR qui évalue le niveau de dépendance, les individus peuvent avoir des pathologies différentes, allant de la confusion à la dégénérescence cognitive, lesquelles peuvent entraîner une perte d’autonomie au mieux, et une sénilité au plus. Tous les établissements ne sont pas habilités à accueillir toutes les pathologies.
- L’entrée en institution concerne les seniors de 60 ans ou plus. Toute demande en dessous de l’âge requis devra faire l’objet d’une dérogation dûment transmise à l’établissement.
Les refus peuvent aussi être le témoin d’une demande hâtive en établissement sans que le demandeur ne se soit véritablement renseigné sur la structure la plus adaptée. Or, cette étape de sélection est indispensable et multiplie les chances de réussite.
Comment choisir le bon EHPAD pour votre proche ?
Le passage en maison de retraite est un moment clé et marque souvent le passage d’une vie où nous étions autonomes à une autre où nous allons solliciter l’aide de tiers : infirmières, aide-soignante, ou tout autre membre du personnel soignant.
Les motifs de refus étant quant à eux particulièrement nombreux, il est important de prendre le temps nécessaire, d’anticiper les recherches, pour définir les critères de recherches correspondant aux besoins.
Dans un premier temps, il convient de s’interroger sur :
- les préférences et avantages géographiques,
- la durée du séjour (continue, temporaire),
- la dépendance de l’aîné et la prise en charge recherchée,
- le budget de la personne âgée.
Par la suite, des lieux devront être identifiés comme pouvant répondre aux besoins identifiés et un dossier d’admission devra y être déposé.
En cas d’acceptation du dossier, une pré-visite sera organisée et permettra de faire le point sur :
- l’environnement général de la maison de retraite (accès, modalités d’accueil, cadre, activités proposées),
- les chambres et leur agencement,
- les ressources médicales relatives à la prise en charge médicale,
- les modalités de fonctionnement de distribution des repas,
- les aménagements de sécurité (unité de vie protégée Alzheimer, caméras de surveillance, barres d’appui), etc.
Quels sont les frais liés à l’admission en EHPAD ?
Les frais relatifs à l’admission concernent :
- L’hébergement, à savoir tous les frais qui ne sont pas en lien avec la dépendance. Il s’agit de la restauration, des frais d’entretien, d’animation, du coût de la place, etc. En fonction des prestations proposées par l’établissement, des coûts supplémentaires sont à prévoir comme ceux relatifs aux soins esthétiques, à la blanchisserie, etc.
- Ils sont à la charge de l’accompagné ou de sa famille et peuvent être réduits en fonction de la détention ou pas de l’aide personnalisée au logement (APL).
- Dans les établissements habilités à l’aide sociale à l’hébergement, sous certaines conditions de ressources, le conseil départemental peut prendre en charge ce tarif. En contrepartie, 90 % des ressources du bénéficiaire lui seront reversées et il pourra intenter un recours sur succession.
- La dépendance concerne l’accompagnement dont va être bénéficiaire l’usager en raison de son incapacité à réaliser les actes du quotidien. Elles sont à dissocier des prestations de soin. Le montant de ce tarif variera en fonction du degré de dépendance (GIR 1 à GIR 6).
- Le tarif varie entre chaque établissement. Il est fixé annuellement par le Président du conseil départemental. C’est la dépendance moyenne des usagers qui est prise en compte pour la fixer. Une fois fixé, le conseil départemental en finance une partie par versement d’une dotation globale à l’institution.
- Le reste à charge, appelé « ticket modérateur », sera versé par l’usager. Il s’agit d’un prix unique, indépendant du niveau de dépendance.
| LE SAVIEZ-VOUS ? Le tarif relatif aux soins est directement pris en charge par l’assurance maladie qui le verse à l’établissement. |
FAQ
Quel est le délai moyen d’attente après le dépôt d’un dossier EHPAD ?
La longévité de la vie entraîne des conséquences directes sur le fonctionnement des établissements d’hébergement, car les demandes ne cessent d’augmenter pour des moyens parfois constants. Par ailleurs, la situation individuelle de chaque territoire rend également les délais plus ou moins longs et présente de vraies inégalités. Cela dépend aussi du nombre de places proposées et donc de l’existence d’établissements par rapport à la demande.
Il est évalué pour les départements principalement concernés, un temps d’étude de dossier :
- de 2 à 5 mois pour la Bretagne ;
- de 3 à 6 mois pour la région Hauts-de-France ;
- de 4 à 8 mois pour la région Provence-Alpes-Côte d’Azur ;
- de 6 à 12 mois pour l’Île-de-France.
Ajoutés à cela, le taux d’occupation des établissements reste très élevé et rares sont les départs. Enfin, entre EHPAD public ou privé, les différences sont souvent significatives aussi bien en termes d’offres que de prix, rendant souvent inaccessibles des structures privées à des individus ayant des ressources modérées.
Que faire si le dossier EHPAD est refusé ?
Il est possible que le dossier d’admission soit refusé. Les causes de ces refus peuvent être inhérentes :
- au dossier lui-même (inadaptation entre la situation individuelle et particulièrement médicale du dépendant et l’offre proposée ; ressources insuffisantes) ;
- à la situation de l’établissement (surpopulation, taux d’occupation trop élevé, pénurie de personnel).
Il est vivement conseillé d’anticiper au maximum les recherches de place et de multiplier les dépôts de dossier, toutefois, dans des établissements adaptés. Plus l’organisation aura été de maître, plus les proches ou la personne elle-même pourront soumettre le dossier à d’autres établissements afin de multiplier les possibilités d’accueil et de répondre présents à toute proposition de visites de structures.
Faut-il refaire un dossier si on change d’EHPAD ?
L’accueil en établissement, s’il présente des bénéfices tels que lutter contre l’isolement ou encore favoriser la stimulation cognitive une fois que le senior en a accepté le recours, c’est souvent l’étape préalable d’acceptation qui est la plus difficile à gagner. Ainsi, tout changement d’établissement envisagé fait repartir à zéro le processus d’acceptation et d’adaptation du senior. Une résistance au changement est régulièrement constatée. Par ailleurs, le changement peut s’avérer complexe en raison des éléments précités.
Toutefois, plusieurs motifs peuvent encourager le changement :
- difficultés avec un résident ;
- inadaptation de l’établissement au regard de l’évolution de la pathologie ;
- inadaptation géographique en raison de changements de vie ;
- difficultés financières.
Un élément est facilité toutefois et concerne le dossier. Une fois le dossier national unique renseigné, il s’agira pour le tiers de confiance ou l’individu lui-même, d’envoyer une copie du dossier à jour des derniers éléments administratifs et médicaux à l’établissement concerné. Le droit d’accès au dossier est prévu par la loi, la personne pourra y prétendre sur demande auprès du personnel de l’établissement, en demander photocopie et le conserver. Il sera également accessible en mairie. Il n’existe légalement aucun droit de transfert mais sortir librement est rendu possible car encadré à différents niveaux par la loi.
Le dossier EHPAD doit-il être mis à jour régulièrement ?
Pour multiplier les chances d’admission mais également garantir une offre adaptée au plus près des besoins du résident, il est indispensable de fournir les éléments de façon la plus exhaustive. Cela permettra une étude rigoureuse par les personnes habilitées à le faire en institution et une évaluation entre la demande et l’offre de l’établissement. Entre le moment où le dossier est complété et l’étude de ce dossier, il peut s’écouler du temps. Les délais de consultations diffèrent d’un établissement à un autre et d’une région à une autre. Il appartient au demandeur d’actualiser son dossier de toute nouvelle pièce utile à son étude, tous les six mois au maximum. À défaut de cette régularité, les dossiers seront automatiquement refusés car annulés.
Peut-on visiter un EHPAD avant de finaliser le dossier ?
Il est tout à fait recommandé de visiter avant même de déposer une demande d’admission. Cela peut faire gagner une économie précieuse de temps et d’argent pour les deux parties.
Légalement, il n’est pas nécessaire de déposer un dossier avant d’accéder au service mais majoritairement, c’est après le dépôt et son étude par l’établissement, qu’une visite se programme. Cela permet pour la personne et sa famille de fournir un consentement libre et éclairé quant à leur volonté de poursuivre le processus.
Si les maisons de retraite sont souvent ravies d’accueillir, il est là encore possible qu’en fonction du nombre de demandes, les délais de visite soient longs, car ils s’accompagnent généralement d’une discussion qui appelle la mobilisation, a minima du directeur, voire du médecin coordonnateur.
Quelles sont les aides financières disponibles pour un séjour en EHPAD ?
La prise en charge est payante. D’ailleurs, les ressources dont dispose l’usager orienteront les demandes qu’il adressera aux structures. Pour soutenir la prise en charge, il existe différentes aides :
- l’allocation personnalisée d’autonomie (APA) versée sous conditions d’âge et de lieux de résidence. Elle sert aussi bien à soutenir les dépenses inhérentes au maintien à domicile, qu’à aider au paiement du lieu d’hébergement.
- la prestation de compensation du handicap (PCH) prévue pour financer les besoins entraînés par la perte d’autonomie et en lien direct avec le handicap. Les financements peuvent porter sur le lieu d’hébergement, les moyens humains, l’achat d’un animal notamment pour les personnes malvoyantes, etc.
- les aides des caisses de retraites : en fonction de la cotisation, par chaque individu, à des organismes de retraites complémentaires, certaines aides peuvent être proposées.
Quelles sont les alternatives à l’EHPAD ?
S’il s’agit de l’établissement le plus sollicité, il existe des solutions alternatives. Dans chaque département, un annuaire d’établissements sanitaires et médico-sociaux à destination des personnes âgées est à disposition. Il présente la liste de toutes les institutions existantes en France. Il permet aussi de remplir un dossier directement en ligne. Parmi les établissements référencés et auxquels pourront prétendre les seniors, il existe :
- Les EHPA, non spécialisés dans la dépendance. Ils concernent uniquement les personnes âgées autonomes.
- Les résidences autonomie : logements autonomes associés à des commerces de proximité et présentant des lieux de vie communs destinés à la vie sociale.
- Les MAPAD : maison d’accueil pour personnes âgées dépendantes. Elles diffèrent des établissements des personnes âgées dépendantes principalement au regard de la capacité d’accueil, du coût de la résidence et des types de troubles. Les MAPAD acceptent les personnes présentant des troubles du comportement.
- Les MAPA : maison d’accueil pour personne âgée. Utile pour les personnes ne présentant pas de prise en charge médicale.
- Les unités de soin de longue durée (USLD) : structures d’hébergement et de soins pour les personnes ayant des besoins médicaux constants. Les moyens alloués sont plus conséquents que ceux proposés en EHPAD.
| LE CONSEIL CETTEFAMILLE Anticipez au maximum les démarches d’admission en EHPAD : commencez à vous renseigner bien avant que le besoin ne devienne urgent. Préparez un dossier complet, ciblez des établissements adaptés à la situation de votre proche, et actualisez les pièces tous les six mois pour éviter un refus automatique. Cela vous permettra d’aborder ce moment délicat avec plus de sérénité. |
Les avantages du réseau Cette Famille
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Sources externes :
