Comprendre l’état prévisionnel des recettes et des dépenses (EPRD)

L’état prévisionnel des recettes et des dépenses (ERPD) est un outil d’analyse de la situation financière sur l’année à venir des établissements sociaux et médico-sociaux (ESMS). Entré en application en 2017, il a concerné prioritairement les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) et des petites unités de vie (PUV) qui fonctionnaient à partir de l’élaboration d’un budget prévisionnel (BP) annuel. Les autres ESMS ont dû attendre la fin de leur contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens (CPOM) en vigueur pour faire entrer cet outil dans leur fonctionnement.

Cet outil remplace ainsi les budgets prévisionnels qui étaient élaborés chaque année dans le cadre des discussions budgétaires avec les autorités de financement compétences (agences régionales de santé – ARS –, départements, etc.). Les budgets prévisionnels tendaient à allouer une somme à chaque établissement pour l’année en cours en se basant sur le résultat N-2 et au regard des dépenses projetées sur l’année à venir. Désormais, la prévision des produits détermine celle des charges.

Dans cet article, CetteFamille, entreprise de l’économie sociale et solidaire spécialisée dans l’accueil familial et les habitats partagés, vous informe sur la mise en place de l’ERPD et son influence sur la gestion des EHPAD.

Qu’est-ce que l’ERPD ?

La réforme budgétaire de 2016, qui a fait suite à la loi sur l’adaptation de la société au vieillissement de la population, a prévu des modifications et évolutions en faveur des personnes vieillissantes, comme la reconnaissance du statut de « proche-aidant », ou encore, la mise en place d’un site internet permettant de comparer les prix des EHPAD. L’APA (allocation personnalisée d’autonomie) basée sur le GIR (groupe iso- ressources évaluant le degré de perte d’autonomie d’une personne âgée) s’est avérée également être une évolution notable de la loi.

En dehors de cela, la création de cet outil projectif des recettes et dépenses a marqué la naissance d’un pilotage budgétaire fondé sur les besoins en ressources en fonction de l’activité projetée de l’établissement.

Suite à l’arrivée de cet outil, les négociations annuelles avec l’ARS sont supprimées et les gestionnaires de structures disposent d’une plus grande autonomie dans leur pilotage budgétaire. Ils peuvent notamment réaffecter d’une année sur l’autre l’excédent budgétaire réalisé l’année précédente, dans la limite de la date de fin du CPOM en cours.

A priori, l’argent reste alloué et a posteriori il est contrôlé mais l’allocation change de système de fonctionnement.

Pour les directeurs d’établissements ou organismes gestionnaires de structure :

• Leur responsabilité est augmentée. Un budget leur est alloué par le versement d’une somme dont ils seront les seuls pilotes pendant toute la durée du CPOM.
• Les prévisions doivent être faites dans la plus grande sincérité et transparence et refléter le plus précisément possible l’activité projetée.

Qui est concerné par l’ERPD ?

Suite à la réforme de 2016, la généralisation de l’ERPD s’est opérée. La différence majeure tient à la mise en application concrète de ce mode de fonctionnement en fonction du type de structure.

Deux ESMS (établissements sociaux et médico-sociaux) ont été concernés par la mise en place immédiate de l’ERPD, parce que leur modalité de gestion financière s’est vue instantanément modifiée passant de l’élaboration d’un budget annuel à l’élaboration d’un budget pluriannuel.

Ainsi, depuis l’exercice budgétaire de 2017, les EHPAD et PUV (petites unités de vie) qui fonctionnaient sur des discussions budgétaires annuelles ont dû recourir à ce procédé.

Les autres établissements et services qui fonctionnaient déjà sur l’exercice d’un contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens ont fait entrer l’état prévisionnel des recettes et des dépenses dès la fin du CPOM qui courait dans leur établissement.

Parmi ces services sont recensés : 

• Les services de soins infirmiers à domicile (SSIAD) ;
• Les accueils de jour autonomes (AJA) ;
• Les établissements pour personnes en situation de handicap.

Il est à noter que si plusieurs EHPAD sont sous la responsabilité d’un même directeur, un seul document prévisionnel doit être présenté pour l’ensemble des établissements et doit projeter l’activité de l’année en cours et des 5 années à venir (durée maximale d’un CPOM).

Comment est élaboré l’EPRD d’un EHPAD ?

Avant la mise en place de cet outil de pilotage, des budgets prévisionnels (BP) étaient présentés chaque année aux autorités de contrôles et de financements (ARS dans notre cas de figure). Les discussions budgétaires expliquaient le résultat constaté (déficitaire ou excédentaire) de N-2 et défendaient les nouveaux moyens dont les établissements et services projetaient d’avoir besoin pour fonctionner et continuer à se développer. Ces discussions, stratégiques et précieuses, permettaient de rendre compte de la réalité du fonctionnement de la structure et de l’influence de tout élément (politique, conjoncturel, situationnel) expliquant l’activité.

Avec l’arrivée de l’EPRD, la logique est inversée. Les produits projetés, en lien direct avec le taux d’occupation attendu des résidents déterminent désormais les charges potentielles que l’établissement devra supporter. En fonction du niveau d’activité produit par l’établissement sont identifiés les besoins en ressources diverses (Groupe I, Groupe II, Groupe III du plan comptable). À partir de cette projection, qui se doit d’être la plus fidèle possible, est décidé le taux de moyens et de ressources dont l’établissement a besoin pour fonctionner.

L’établissement doit présenter un budget équilibré qui se compose des éléments suivants :

• les comptes de résultats prévisionnels :
  • principal ;
  • annexes ;
• le flux de trésorerie et la capacité d’autofinancement de l’établissement ;
• le tableau de financement prévisionnel ;
• le besoin en fonds de roulement permettant à l’établissement de fonctionner dans l’attente de la perception des recettes par les bénéficiaires ;
• la trésorerie finale.

Le pendant de l’ERPD est l’ERRD, qui correspond à l’état réalisé des recettes et des dépenses, conformément à l’état qui avait été projeté.

Transmission et validation de l’EPRD

La plateforme Import EPRD de la CNSA est l’outil officiel et sécurisé existant pour le dépôt des ERPD. 

Entre le 30 avril et le 30 juin de l’année en cours d’exercice, les ERPD sont envoyés aux autorités compétences :

• agence régionale de santé (ARS) ;
• conseils départementaux ;
• comité national d’action sociale.

Le dépôt se fait selon un calendrier très précis.

Concernant les ERPD : 

• L’activité de l’année N+1 doit être transmise au plus tard le 31 octobre de l’année N-1 (ex : pour l’exercice de 2026, l’annexe d’activité devra être déposée le 31 octobre 2025 au plus tard).
• L’ERPD quant à lui devra être déposé au maximum 30 jours après avoir reçu la dernière notification de financement alloué pour l’année en cours. La date limite étant le 30 juin de l’année N.
• À compter de ce dépôt, les autorités de tarification et de contrôle disposeront de 30 jours pour valider ou refuser l’ERPD.
• Au 30 avril de l’année N+1 est envoyé l’ERRD (état réalisé des recettes et dépenses).

L’EPRD peut être modifié en cours d’année selon une procédure précise et encadrée.

Sources externes :

Les textes fondamentaux à portée budgétaire ou comptable